BIH

Hallo,

bei uns gibt es seit vielen Jahren BEM (mit einer DV), das von den MA gut angenommen wird. Die BEM-Unterlagen werden getrennt von der Personalakte aufbewahrt. Bisher wird in die Personalakte lediglich ein Vermerk aufgenommen, mit dem Inhalt, dass BEM angeboten wurde, ob es angenommen oder abgelehnt wurde und welche Maßnahmen, also z. B. stufenweise Wiedereingliederung, vereinbart wurden. Dem Vermerk sind keine Hinweise zur Dauer der AU oder Diagnose etc. zu entnehmen. Nun wird die Personalaktenführung überarbeitet und es sollen Unterlagen zum BEM (Vermerke zu BEM-Gesprächen und BEM-Schriftverkehr)aufgenommen werden, die nach fünf Jahren wieder vernichtet werden sollen.

Nun meine Fragen:
- Dürfen BEM-Unterlagen (siehe oben) in die Personalakte aufgenommen werden? Mein Wissensstand ist, dass dies aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht sein soll.
- Vernichtung nach fünf Jahren? Mein Wissensstand ist, dass BEM-Unterlagen nach drei Jahren vernichtet werden müssen.
- Reicht der oben erwähnte Vermerk für die Personalakte aus oder sollte das Einladungsschreiben und ggfs. weitere Schreiben in die Personalakte aufgenommen werden?

Vielen Dank für eure Hilfe!

Guten Tag,
nachfolgende Kurzantworten zu Ihren Fragen:

sandra.born hat geschrieben:Dürfen BEM-Unterlagen in die Personalakte aufgenommen werden...?

Nein, absolut unzulässig nach der Rechtsprechung und Fachliteratur! Was sagt denn der Personalrat bzw. der Datenschutzbeauftragte dazu?

sandra.born hat geschrieben:Vernichtung nach fünf Jahren...?

Fünf Jahre ist schon seeehr lang und regelmäßig nicht erforderlich. Verbreitet sind 1 bis 3 Jahre. Das wäre ein Regelungspunkt für die Dienstvereinbarung. In Betracht kommt nicht nur eine qualifizierte Vernichtung, sondern vorzugsweise stattdessen die Rückgabe an die betroffenen Beschäftigten, soweit die das wünschen. Auch das wäre ein Punkt für die Dienstvereinbarung.

sandra.born hat geschrieben:Sollte das Einladungsschreiben in die Personalakte aufgenommen werden...?

Ja, das Einladungsschreiben gehört definitiv in die Personalakte als Nachweis für ein ordnungsgemäßes BEM-Angebot.


Viele Grüße
Albin Göbel