Keine Kandidaten, keine SBV - Datenschutzproblem (Was passiert mit den Schriftverkehr, E-Mails, Stellungnahmen)?

Hallo,

ich habe folgende Frage: Was passiert, wenn auf Grund von Kandidatenmangel keine neue SBV im Herbst gewählt werden kann (Also es gibt keine SBV mehr) mit den Schriftverkehr, den Unterlagen, den E-Mails, den schriftlichen Stellungnahmen, Unterlagen von laufenden BEM-Verfahren, welche die amtierende SBV in den letzten Jahren gesammelt hat?
Es gibt ja Aufbewahrungsfristen.

Wenn es keine SBV mehr gibt, wer übernimmt die Aufbewahrung? Der Betriebs-/Personalrat ist nicht befugt; von Arbeitgeber ganz zu schweigen.

Oder muss die Vertrauensperson der SBV vor den Ablauf ihrer Wahlperiode alle Unterlagen datenschutzrechtlich vernichten?

Ich bitte mal um Rat. Danke sehr!

Gruß Die-Super-VP

Hallo,

Es gibt ja Aufbewahrungsfristen.

Für die SBV gibt es keine Aufbewahrungsfristen.

Oder muss die Vertrauensperson der SBV vor den Ablauf ihrer Wahlperiode alle Unterlagen datenschutzrechtlich vernichten?

Ja. Mit dem "Untergang" der SBV entfällt auch die gesetzliche Grundlage zur Datenspeicherung. Alle personenbezogenen Daten dürfen nicht mehr weiter aufbewahrt werden und müssen spätestens am letzten Tag der Amtszeit gelöscht werden. Sie dürfen auch nicht weitergegeben werden an BR oder PR, da diese nicht dieselben umfangreichen Rechte zur Speicherung personenbezogener Daten wie die SBV haben.

Beitrag von **CVedder** » Dienstag 30. August 2022, 10:26

Ja Wolfgang hat absolut recht. Es gibt keine Aufbewahrungsfristen und das ohne Wenn und Aber. Also ab in die datenschutzkonforme Vernichtung. Aber auch bei einem Wechsel der SBV können und dürfen Daten nicht ohne weiteres weitergereicht werden.

Schöne Grüße
Christian Vedder

Hallo,

ihr beruft euch auf die datenerhebende Stelle (in diesen Fall die SBV)? Wenn diese nicht mehr "existiert", dürfen die Daten nicht mehr verwendet werden (§ 75 Abs. 2 Bundesdatenschutzgesetz):

"Der Verantwortliche hat personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, wenn ihre Verarbeitung unzulässig ist, sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gelöscht werden müssen oder ihre Kenntnis für seine Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist."

In diesen Fall ist der Verantwortliche die Vertrauensperson. Die Aufgabenerfüllung erlischt mit Ablauf der Amtszeit der Vertrauensperson. Im Grunde ist die Vertrauensperson auch der Datenschutzbeauftragter der SBV, wenn keiner benannt wurde.

Was die Aufbewahrungsfristen betrifft, frage ich mich: Löscht oder vernichtet ihr eure sämtliche E-Mails, BEM-Unterlagen, sobald ihr sie erhalten habt bzw. bei Stellungnahmen, sobald ihr sie abgegeben habt? Das kann ich mir nicht vorstellen!? Gerade bei BEM hat sich die Praxis durchgesetzt, dass die Aufbewahrungsfrist der BEM-Unterlagen 3 Jahre nach Beendigung des BEM-Verfahrens beträgt.

Danke trotzdem für die Antworten.