Schwerbehindertenversammlung: Einladung + Mailadressen => Datenschutz?

[Only_ONE]

Hallo zusammen,

es stellt sich folgende Frage im Zusammenhang mit der Ausübung von Amtspflichten der SBV und der Verwendung der dienstlichen E-Mail Adressen der im Betrieb offiziell vorhandenen Schwerbehinderten und Gleichgestellten. Also allesamt Personen, die diese Eigenschaft ggü. dem Arbeitgeber offengelegt haben.

Die SBV möchte über das betriebliche Kalendersystem Outlook zu einer hybriden SB-Versammlung (vor Ort + online mittels betrieblichem Webkonferenztool) einladen, da die Standorte bundesweit verteilt sind. Die hybride Druchführung wurde ebenfalls von einigen weit entfernt wohnenden Personen gewünscht. Das im Betrieb eingesetzte System unterstützt keine "bcc-Einladungen"!

Der Adressatenkreis der Kalendereinladung wird allerdings auf die gesetzlich einzuladenden Personen/Funktionsträger beschränkt. Dieser besteht demnach aus:

• Geschäftsführung

• Inklusionsbeauftragte

• Betriebsrat

• stv. SBV-Mitglied

• alle SB+Gl

Allen Eingeladenen sind also entweder die teilnahmeberechtigten Personen "von Amts wegen" bekannt
- SBV + BR wg. Verzeichnis gem. §163 SGB IX
- AG + Inklusionsbeauftragte wg. der Offenlegung durch die Person selbst

Oder aber die Teilnehmenden offenbaren ihre Person ggü. den anderen Teilnehmern spätestens durch persönliche Anwesenheit und "Sichtbarkeit" während der Veranstaltung selbst.

Dennoch wird als problematisch angesehen, dass der gesamte BR im BR-Kalender (separates Funktionspostfach mit auf Mitglieder beschränktem Zugriff) sehen kann, wer teilnimmt.

Dem gegenüber steht die Auffassung der SBV, dass es zu diesem Zweck keiner besonderen Geheimhaltung bedürfte, da allen BR-Mitgliedern ein umfassendes Einsichtsrecht in alle BR-Unterlagen (hierzu gehören nach Meinung der SBV auch die Sitzungen, an denen dem BR ein Teilnahmerecht) zusteht und zudem der BR auch für die Belange der Schwerbehinderten zuständig ist (siehe § 80 Abs. 1 Nr. 4 BetrVG iVm. § 176 SGB IX).

Im Forum habe ich hierzu leider nichts gefunden.
Das von der Datenschutzseite angeführte Stichwort "Gesundheitsdaten" kann ich in diesem Zusammenhang nicht ganz nachvollziehen, da allein die Eigenschaft "Adressat ist teilnahmeberechtigt" und damit potenziell schwerbehindert oder gleichgestellt zwar "offengelegt" wird - jedoch im o.g. beschränkten Umfang. In keinem Fall würden irgendwelche Krankheitsdaten selbst, der konkrete GdB, die individuelle Eigenschaft schwerbehindert oder gleichgestellt im Einzelfall ersichtlich / auf die Einzelperson beziehbar.

Für hilfreiche Anregungen herzlichen Dank!

Only_One
(unfreiwillig Einzelkämpfer)

[jada.wasi]

Das im Betrieb eingesetzte System unterstützt keine "bcc-Einladungen"!

Einladung per Mail an alle sbM mit einer einzigen Mail erscheint problematisch - wenn und soweit ohne BCC. Beachte dazu Beitrag auch hier (am Ende) sinngemäß. Lassen Sie sich evt. von Ihren IT-Experten beraten, wie Einladung datenschutzkonform technisch umsetzbar ist
Fazit: Finger weg vom An-Feld und Kopie-Feld, sondern Blindkopie, um unnötigen Ärger aus dem Weg zu gehen

Zur Frage einer hybriden Schwerbehindertenversammlung aus datenschutzrechtlicher Sicht vgl. FAQ 16 und FAQ 17, Okt. 2023, von Prof. Tobias Keber, Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg Vorläufige Hinweise zu digitalen Versammlungen - welche allerdings speziell dig. Wahlversammlung betreffen, vergl. BIH-FAQ, Stand April 2022, und Diskussion dazu im BIH-Forum zu den 14 FAQ vom BIH-Moderator Ulrich Römer. Viel_Erfolg! Jada Wasi

[Only_ONE]

jada.wasi schrieb:
Fazit: Finger weg vom An-Feld und Kopie-Feld, sondern Blindkopie, um unnötigen Ärger aus dem Weg zu gehen

Herzlichen Dank jada.wasi

Der referenzierte Fall (mit Kunden, nicht MA) ist unbestritten zutreffend. Hier aber im Zusammenhang und vom Umfang wohl (entscheidend?) anders gelagert. Alle adressierten Personen haben zuvor ihre Teilnahme avisiert. Zudem ist im klassischen Outlook 2016 kein BCC (im Kalender) möglich.

Es geht damit doch im Kern um die Frage "kann die gegenseitige Kenntnis von Teilnehmern VOR Veranstaltung ein Datenschutzverstoß sein, wenn der Wille zur persönlichen Teilnahme (und damit Bereitschaft zur gegenseitigen Offenbarung) zuvor kommuniziert wurde?

Zudem: ein "anonymes" Teilnahmerecht (ohne Bild und Ton) scheitert spätestens daran, dass die Legitimation und Identität zur Teilnahme überprüfbar sein muss.

[CVedder]

Guten Tag only_one,

gerade beim Datenschutz ist äußerste Präzision an den Tag zu legen. Ich habe zwar keine Rechtsprechung für die geschilderte Situation zur Hand, jedoch kann ich nur dringend davon abraten ohne BCC zu arbeiten. Das rettet hier zwar nicht, da ein aus meiner Sicht ungeeignetes altes Outlook im Einsatz ist. Auch "Behelfsbrücken" nach dem Motto
"wenn der Wille zur persönlichen Teilnahme (und damit Bereitschaft zur gegenseitigen Offenbarung) zuvor kommuniziert wurde" scheinen mir im Bedarfsfall nicht ausreichend.

Bin gespannt über ggfs. weitere Äußerungen von Usern, welcher hier mehr Erfahrung haben, eintrudeln.

Viele Grüße
Christian Vedder

[Trine]

Hallo Only-One,

tatsächlich schlage ich mit diesem Problem auch jedes Jahr herum, da ich die Versammlung zudem im Online-Format durchführe. Eine Termineinladung in Outlook, noch dazu über das Funktionspostfach für die SBV, lässt leider keine anonymen Teilnehmer zu. Ich behelfe mir dann, indem ich einen Termin zu einem Videomeeting in meinem privaten Kalender erstelle und mir die Daten zu dem Meeting und vor allem den Link kopiere, diesen dann in eine Mail aus dem Funktionspostfach heraus platziere und darüber meine Einladung formuliere, die dann mit BCC verschickt wird.
Der einzige Nachteil dieser Methode ist, dass das Meeting dann nicht automatisch im Kalender erscheint und die Geschäftsleitung hierfür noch mal gesondert eine Termineinladung erhält, damit das bei der nicht im vollen Termikalender untergeht.

Viele Grüße
Trine